Politique de confidentialité de Clink Hostels

Aux fins du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), Clink Hostels agit en qualité de responsable du traitement. Pour les activités de traitement décrites dans le présent avis de confidentialité, nous agissons en tant que responsable du traitement, sauf indication contraire.

• Nos coordonnées :
  Adresse postale : Clink Hostels, Merchant’s House, 27 Merchant’s Quay, Dublin D08 H5Y3, Irlande.
  Site web : www.clinkhostels.com

• Délégué à la protection des données (DPO)
  Adresse postale : DPO, Clink Hostels, Merchant’s House, 27 Merchant’s Quay, Dublin D08 H5Y3, Irlande.
  E-mail : [email protected]

Nous collectons et traitons différentes catégories de données à caractère personnel afin de gérer nos services :

• Données d’identification et de contact : Nom, adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone, nationalité, date de naissance, sexe et informations figurant sur une pièce d’identité officielle (par exemple passeport ou permis de conduire), lorsque la législation locale l’exige. Certaines de ces informations, comme le passeport ou la pièce d’identité, peuvent être obligatoires en vertu de la réglementation locale, tandis que d’autres sont facultatives et fournies à votre discrétion.

• Données relatives à la réservation et au séjour : Dates d’arrivée et de départ, détails de la réservation, demandes particulières (par exemple exigences alimentaires ou besoins d’accessibilité), préférences de service et commentaires relatifs à votre séjour, y compris le pseudonyme utilisé lors de la publication d’avis.

• Données des personnes accompagnantes
  Informations relatives aux autres clients incluidos dans votre réservation, telles que leurs noms et, le cas échéant, l’âge des enfants.

• Données relatives aux enfants
  Nos services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 16 ans sans le consentement de leurs parents ou représentants légaux. Lorsque nous collectons des données à caractère personnel concernant des enfants (par exemple leur nom ou leur âge dans le cadre de réservations familiales), nous le faisons uniquement avec les garanties appropriées et pour des finalités déterminées (par exemple l’attribution d’une chambre).

• Données relatives aux communications
  Les échanges avec nos équipes peuvent être enregistrés, y compris les e-mails, les messages envoyés via des applications de messagerie (telles que WhatsApp) et les communications effectuées via des plateformes tierces de discussion ou de services aux clients. Certaines demandes peuvent être traitées dans un premier temps à l’aide d’outils automatisés (par exemple des chatbots) afin de fournir des informations standardisées ou d’orienter les messages vers l’équipe compétente.

• Données financières
  Données de carte bancaire et autres informations de paiement nécessaires au traitement des transactions et paiements. Les informations de paiement sont traitées par des prestataires de services de paiement sécurisés. Lorsque nous collectons des données relevant de catégories particulières (par exemple des informations relatives à la santé ou à des exigences alimentaires), celles-ci sont traitées uniquement avec votre consentement explicite, conformément à l’article 9 du RGPD.

• Données techniques et d’utilisation
  Informations collectées lorsque vous utilisez notre site web (adresse IP, type de navigateur, habitudes d’utilisation, cookies), conformément à notre Politique relative aux cookies.

• Images de vidéosurveillance (CCTV)
  Images enregistrées par les caméras de vidéosurveillance installées dans les espaces publics de nos établissements à des fins de sûreté et de sécurité.

Nous collectons vos données à caractère personnel de différentes manières :

• Directement auprès de vous : Nous collectons des données à caractère personnel directement lorsque vous effectuez une réservation ou séjournez dans l’un de nos établissements, lorsque vous vous inscrivez sur notre site web, vous abonnez à nos communications, répondez à des enquêtes ou lorsque vous nous contactez ou communiquez avec nous en personne ou via nos différents canaux (tels que l’e-mail ou le téléphone).

• Via notre site web : Lorsque vous visitez notre site web, nous pouvons collecter des informations techniques telles que votre adresse IP, votre type de navigateur et des informations relatives à votre interaction avec le site au moyen de cookies et technologies similaires. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

• Par l’intermédiaire de tiers : Nous recevons des données à caractère personnel de la part d’agences de voyages en ligne (OTA), telles que Booking.com ou Hostelworld, ou de clients professionnels effectuant une réservation en votre nom. Nous pouvons également recevoir des informations provenant de plateformes sur lesquelles vous publiez un avis après votre séjour. D’autres plateformes d’avis tierces, telles que TripAdvisor, peuvent également être utilisées pour recueillir ces informations.

Nous n’utilisons vos données à caractère personnel que lorsque nous disposons d’une base juridique valable pour le faire.

• Exécution d’un contrat : Afin de traiter votre réservation, gérer votre séjour et fournir les services que vous avez demandés (par exemple l’hébergement ou un départ tardif).

• Obligations légales : Afin de respecter les exigences légales applicables, notamment la tenue obligatoire des registres de clients, des registres de sécurité publique ou le respect des obligations fiscales.

• Intérêts légitimes : Afin d’améliorer nos services, garantir la sûreté et la sécurité, gérer les réclamations et vous adresser des offres ou lettres d’information pertinentes lorsque vous ne vous y êtes pas opposé(e) (par exemple via des outils d’analyse du site web ou des dispositifs de sécurité tels que la vidéosurveillance). Nos intérêts légitimes comprennent notamment la protection des clients au moyen de systèmes de vidéosurveillance, l’amélioration de la qualité du service client, la réalisation d’analyses internes destinées à améliorer nos services ainsi que la prévention de la fraude et des usages abusifs de nos services.

• Consentement : Pour certaines activités spécifiques, telles que l’envoi de communications de marketing direct lorsque vous avez expressément choisi de les recevoir, ou le traitement de données sensibles, telles que des informations relatives à votre santé ou à des allergies dans le cadre de demandes particulières. Nous nous appuyons sur votre consentement pour certaines activités de traitement lorsque la loi l’exige. Cela inclut l’envoi de communications marketing directes lorsque vous avez choisi de les recevoir, ainsi que l’utilisation de cookies et de technologies similaires sur notre site web. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, soit en utilisant les mécanismes de désinscription figurant dans nos communications, soit en gérant vos préférences via notre plateforme de gestion du consentement aux cookies. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies.

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des tiers lorsque cela est nécessaire au bon fonctionnement de nos activités. Nous ne vendons jamais vos données à caractère personnel. 

• Prestataires de services : Tiers qui fournissent des services en notre nom, tels que des prestataires de paiement, de support informatique ou de solutions marketing.
  Nous partageons des données à caractère personnel avec des prestataires de confiance qui soutiennent nos activités et nous aident à fournir nos services. Cela comprend notamment les fournisseurs de systèmes de gestion hôtelière et de réservation (y compris les outils permettant de gérer les réservations provenant d’agences de voyages en ligne), les prestataires de services de paiement et de traitement des paiements, les outils de gestion de la relation client (CRM) et de communication par e-mail, ainsi que les services d’assistance informatique et d’hébergement de sites web. Ces prestataires traitent les données à caractère personnel uniquement pour notre compte. Ils sont contractuellement tenus d’assurer la sécurité des données et de les utiliser uniquement conformément à nos instructions.

• Autorités légales et réglementaires : Lorsque cela est requis par la loi, une décision de justice ou une demande émanant d’une autorité publique compétente.

Dans certaines circonstances, il peut être nécessaire de transférer vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (EEE), notamment dans le cadre de l’utilisation de systèmes informatiques centralisés. Lorsque de tels transferts ont lieu, nous veillons à ce qu’un niveau de protection équivalent soit garanti en mettant en œuvre des mesures de protection appropriées, telles que les Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission européenne.

Nous conservons vos données à caractère personnel uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou comptables. Pour déterminer la durée de conservation appropriée, nous prenons notamment en compte :

• La durée de notre relation avec vous.
• Toute obligation légale ou réglementaire applicable (par exemple, les documents comptables sont généralement conservés pendant sept ans).
• La nature et la sensibilité des données concernées.

Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, vos données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées.

Nous conservons les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment pour fournir nos services, respecter nos obligations légales et comptables, répondre aux demandes ou réclamations et défendre nos droits en justice. Les bases juridiques applicables à cette conservation sont les articles 6(1)(b), 6(1)(c) et 6(1)(f) du RGPD, selon la finalité concernée.

La conservation des données à caractère personnel repose sur l’article 6(1)(b) du RGPD (exécution d’un contrat), l’article 6(1)(c) du RGPD (obligation légale) ou l’article 6(1)(f) du RGPD (intérêt légitime), selon la nature et la finalité du traitement. 

Les durées de conservation varient selon la catégorie de données et la finalité du traitement. À titre général :

• Les données relatives aux réservations et aux séjours sont conservées afin de gérer notre relation contractuelle avec vous et de respecter les obligations légales applicables. Elles sont conservées pendant une durée maximale de six ans à compter de la date de votre dernier séjour.
• Les documents financiers et comptables sont conservés conformément aux obligations fiscales, comptables et d’audit applicables. Ils sont généralement conservés pendant une durée de six à sept ans.
• Communications avec les clients : conservées pendant la durée nécessaire au traitement des demandes et à la gestion de notre relation avec vous. Elles sont généralement conservées jusqu’à 2 ans après le dernier échange, sauf lorsqu’une conservation plus longue est nécessaire pour la résolution d’un litige.
• Données marketing : conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou à votre opposition au traitement (généralement dans un délai de 30 jours suivant votre demande).
• Les images de vidéosurveillance sont conservées pendant une durée limitée, sauf lorsqu’elles sont nécessaires à l’enquête relative à un incident. Elles sont généralement conservées pendant une durée maximale de 30 jours, sauf lorsqu’une conservation plus longue est requise dans le cadre d’une enquête.

Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus activement nécessaires à ces finalités, leur utilisation et leur accès sont limités. Elles peuvent être supprimées ou anonymisées lorsque cela est approprié, notamment lorsque la loi l’exige ou en réponse à une demande valable d’une personne concernée.

Conformément au RGPD, vous disposez de droits concernant vos données à caractère personnel, notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement (droit à l’oubli), de limitation du traitement, d’opposition au traitement (en particulier à des fins de marketing direct) et de portabilité des données. Vous avez également le droit de retirer votre consentement à tout moment. L’exercice de ces droits est généralement gratuit et nous répondrons aux demandes recevables dans un délai d’un mois. 

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Data Protection Commission sur www.dataprotection.ie. 

Si vous estimez qu’une violation de la réglementation relative à la protection des données s’est produite, veuillez d’abord nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la section 1. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de votre autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. 

You may lodge a complaint with the Irish Data Protection Commission at www.dataprotection.ie or by contacting: Data Protection Commission, 21 Fitzwilliam Square South, Dublin 2, D02 RD28, Ireland.

Le présent avis de confidentialité peut être mis à jour périodiquement. Toute modification substantielle sera publiée sur notre site web. Lorsque ces modifications ont une incidence significative sur vos droits ou sur la manière dont nous traitons vos données, nous vous en informerons activement par e-mail ou lors de votre prochaine interaction avec nos services.